1. PENDAHULUAN

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Bot Telegram Sistem KPI STAH DN Jakarta ("Bot", "kami", "sistem kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi informasi pribadi Anda saat menggunakan layanan kami melalui platform Telegram.

Dengan menggunakan Bot ini, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sesuai dengan kebijakan ini.

2. INFORMASI YANG KAMI KUMPULKAN

2.1 Informasi yang Dikumpulkan Secara Otomatis

Bot kami mengumpulkan informasi berikut dari akun Telegram Anda:

• Telegram ID: Identifikasi unik pengguna Telegram
• Username Telegram: Nama pengguna Telegram Anda (jika tersedia)
• Nama Lengkap: First name dan last name dari profil Telegram Anda
• Waktu Interaksi: Tanggal dan waktu saat Anda berinteraksi dengan Bot
• Perintah yang Digunakan: Log aktivitas perintah yang Anda jalankan

2.2 Informasi yang Anda Berikan

Saat mendaftar dan menggunakan sistem, Anda mungkin memberikan:

• Data Profil: Nama lengkap, jabatan, unit kerja
• Data KPI: Target KPI, capaian KPI, laporan kinerja
• Foto Profil & Cover: Link Google Drive untuk foto profil dan cover
• Data Jabatan: Pilihan jabatan yang Anda ampu (1-2 jabatan)
• Dokumen Pendukung: Link atau file yang Anda unggah terkait KPI

2.3 Informasi Teknis

• Session Data: Informasi sesi login untuk manajemen keamanan
• Device Information: Informasi perangkat untuk membatasi maksimal 2 sesi aktif
• IP Address: Alamat IP untuk keamanan dan analitik

3. CARA KAMI MENGGUNAKAN INFORMASI

Informasi yang dikumpulkan digunakan untuk:

3.1 Penyediaan Layanan

• Autentikasi dan verifikasi identitas pengguna
• Menampilkan dashboard KPI personal
• Menyimpan dan mengelola data target dan capaian KPI
• Menghasilkan laporan dan analitik kinerja
• Notifikasi dan reminder terkait KPI

3.2 Komunikasi

• Mengirim notifikasi penting terkait sistem KPI
• Memberikan update tentang capaian dan deadline
• Merespons pertanyaan dan dukungan teknis
• Logging aktivitas sistem ke channel Telegram internal

3.3 Keamanan dan Kepatuhan

• Mencegah penyalahgunaan dan aktivitas tidak sah
• Membatasi sesi login maksimal 2 perangkat
• Audit trail untuk aktivitas penting
• Kepatuhan terhadap kebijakan institusi

4. PEMBAGIAN INFORMASI

4.1 Informasi yang Dibagikan Dalam Institusi

Data Anda dapat diakses oleh:

• Administrator Sistem: Untuk manajemen dan dukungan teknis
• Atasan/Supervisor: Untuk monitoring KPI sesuai struktur organisasi
• Tim Akademik: Untuk laporan institusional dan analitik
• Channel Logging Internal: Aktivitas tertentu dicatat di channel Telegram internal untuk audit

4.2 Informasi yang TIDAK Kami Bagikan

Kami TIDAK akan:

• Menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga
• Membagikan data Anda ke pihak eksternal tanpa izin
• Menggunakan data Anda untuk tujuan komersial
• Memberikan akses ke pihak yang tidak berwenang

5. PENYIMPANAN DAN KEAMANAN DATA

5.1 Langkah Keamanan

Kami menerapkan:

• Enkripsi: Data sensitif dienkripsi saat transit dan saat disimpan
• Autentikasi: Login melalui Telegram OAuth yang aman
• Manajemen Sesi: Pembatasan 2 perangkat aktif, auto-logout sesi lama
• Access Control: Role-based access untuk membatasi akses data
• Logging: Pencatatan aktivitas penting untuk audit

5.2 Retensi Data

• Data aktif disimpan selama Anda masih menjadi bagian dari institusi
• Data historis KPI disimpan untuk keperluan arsip institusional
• Anda dapat meminta penghapusan data sesuai dengan ketentuan yang berlaku

6. HAK ANDA

Sebagai pengguna, Anda memiliki hak untuk:

6.1 Akses dan Portabilitas

• Mengakses Data: Melihat semua data pribadi yang kami simpan
• Export Data: Mengunduh data KPI Anda dalam format PDF
• Koreksi: Memperbarui informasi profil dan data yang tidak akurat

6.2 Kontrol Privasi

• Mengubah Foto: Update foto profil dan cover melalui fitur quick update
• Mengelola Sesi: Melihat dan logout dari perangkat lain
• Notifikasi: Mengatur preferensi notifikasi Bot

7. PENGGUNAAN TELEGRAM

7.1 Platform Pihak Ketiga

Bot ini beroperasi di platform Telegram, yang memiliki kebijakan privasi sendiri. Kami merekomendasikan Anda membaca Kebijakan Privasi Telegram.

7.2 Bot Commands

Bot kami hanya merespons perintah yang Anda kirim secara eksplisit. Kami tidak membaca pesan pribadi Anda di luar konteks interaksi dengan Bot.

8. PERUBAHAN KEBIJAKAN PRIVASI

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk merefleksikan perubahan dalam praktik kami atau menyesuaikan dengan peraturan baru. Perubahan signifikan akan diberitahukan melalui notifikasi Bot Telegram, pengumuman di sistem, atau email institusional.

9. DASAR HUKUM PEMROSESAN DATA

Kami memproses data Anda berdasarkan:

• Kepentingan Sah: Operasional institusi dan manajemen kinerja
• Kewajiban Kontraktual: Sebagai bagian dari kewajiban kerja Anda
• Persetujuan: Saat Anda mendaftar dan menggunakan sistem
• Kepatuhan Hukum: Untuk memenuhi persyaratan regulasi

10. KONTAK KAMI

Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permintaan terkait privasi Anda:

11. PERSETUJUAN

Dengan menggunakan Bot Telegram Sistem KPI STAH DN Jakarta, Anda menyatakan bahwa:

• ✅ Anda telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini
• ✅ Anda menyetujui pengumpulan, penggunaan, dan pembagian informasi seperti yang dijelaskan
• ✅ Anda memahami hak dan tanggung jawab Anda sebagai pengguna
• ✅ Anda berusia minimal 18 tahun atau memiliki otorisasi institusional